Come organizzare una festa: la guida per un party di successo

Ti stai per laureare, vuoi festeggiare un traguardo importante o stai pensando al compleanno del tuo bambino? Nel corso della vita ci sono alcune occasioni che vanno assolutamente celebrate e, sebbene, tu le abbia sempre immaginate nel dettaglio è normale che abbia qualche piccolo dubbio o incertezza.
In questa guida ti spiegheremo come organizzare una festa di successo, in modo che sia tu che i tuoi invitati possiate trascorrere del tempo insieme in totale spensieratezza.

Cosa bisogna fare per organizzare una festa

Capita a tutti di pensare che l’organizzazione di un party sia un’attività molto semplice “Cosa ci vorrà mai per organizzare la mia festa di compleanno o il battesimo di mio figlio?”.
In realtà, non basta avere qualche piccola esperienza nelle feste di compleanno in famiglia o aver organizzato una festa a sorpresa per una persona cara per mettere su un evento di successo.
Ora ti spiegheremo come si organizza una festa passo dopo passo, considerando tutti gli aspetti principali di cui preoccuparsi:
● budget;
● location;
● data;
● invitati;
● cibo;
● allestimenti;
● intrattenimento.
Una raccomandazione: se vuoi organizzare una festa straordinaria non trascurare nessun passaggio!

Stabilisci il budget per organizzare la festa

Il budget è uno degli aspetti principali da considerare quando si organizza una festa, poiché è proprio a partire dal denaro disponibile che si possono valutare tutte le attività da fare.
Se vuoi capire quale sarà il tuo impegno economico, in linea generale, dovrai fare una lista e valutare:
● la spesa per cibo e bevande;
● i costi degli allestimenti;
● la cifra destinata all’affitto della location;
● l’intrattenimento.
Per valutare la spesa per il cibo è essenziale stabilire il numero degli invitati e scegliere un menù adatto. Se non hai limiti di budget e non intendi preparare nulla personalmente, puoi delegare tutto ad un catering. In questo caso, potrai valutare diversi preventivi in base al numero dei partecipanti. Il catering è una soluzione ottima per evitare stress e fatica, ma i costi sono superiori rispetto alle preparazioni casalinghe.
Negli allestimenti dovrai includere tutte le stoviglie e il necessario per la tavola, a meno che non ti rivolga a un servizio esterno. Inoltre, bisogna prevedere le spese per gli addobbi e le decorazioni.
L’affitto della location, in genere, è la spesa principale, ma risulta necessaria se il numero degli invitati è alto. Se ti stai chiedendo come organizzare una festa senza spendere troppo, la location è proprio un elemento discriminante. Nel caso tu abbia una casa grande o un giardino, puoi ospitare la festa in casa tua e destinare una parte del budget più cospicua all’intrattenimento.
Se vuoi organizzare una festa per bambini, dovrai sicuramente includere tra le spese l’animazione, le mascotte o i gonfiabili. In questo caso, è essenziale sapere quanto costa affittare dei gonfiabili per bambini, il servizio di animazione o la presenza dei diversi personaggi.

Scegli la location

La location è l’elemento di primo piano nell’organizzazione di una festa: dove vuoi festeggiare? In casa? In una sala? In un locale specifico?
Questa scelta è strettamente correlata al budget, al tipo di evento, alla tipologia e al numero di invitati, e alle caratteristiche della tua abitazione.
Se preferisci andare fuori, inizia a sentire la disponibilità dei locali in anticipo, così da non trovarti senza location all’ultimo minuto.
Nel caso tu preferisca avere tutti gli ospiti da te, invece, è essenziale che tu sappia come organizzare una festa di compleanno in casa.

Fissa la data

Quando organizzare la festa è una scelta che dipende esclusivamente dai tuoi desideri e dalla disponibilità degli ospiti, per i compleanni, o gli eventi come battesimi o laurea, si può optare per due soluzioni: festeggiare il giorno stesso dell’evento o posticipare al fine settimana successivo. Di solito, nei festivi è molto più semplice che le persone siano disponibili e abbiano voglia di fare un po’ più tardi. Il sabato e la domenica, inoltre, hai anche l’opportunità di festeggiare durante la giornata, anziché la sera.

Fai una lista di invitati

Chi vuoi che partecipi alla tua festa? Intendi organizzare un festeggiamento più intimo o hai intenzione di far festa alla grande?
La lista degli invitati, solitamente, è sempre frutto di diversi compromessi, in cui entrano in gioco gli spazi, il budget, i propri desideri e le formalità.
Se pensi di organizzare la festa in uno spazio ampio, puoi di certo allargarti con gli inviti. In caso contrario, dovrai mantenere sotto controllo il numero degli ospiti.
Nell’organizzazione di feste per bambini, dovrai decidere se invitare anche i genitori, e viceversa, per le feste con ospiti adulti potrai scegliere se ospitare anche i piccoli.
Chiaramente, cerca di restringere la cerchia alle sole persone con cui vorresti passare del tempo felice, così da non rovinare i festeggiamenti in corso.

Stabilisci il menù

La scelta di cibo e bibite dipende molto dalla tipologia di ospiti e dal tipo di evento. In una festa per bambini, non possono mancare gli sfizi – come patatine, popcorn, panini e pizzette – e le bibite analcoliche. Invece, la prima regola su come organizzare una festa di successo per persone adulte è che non possono assolutamente mancare alcolici, ghiaccio e caffè.
Per quanto riguarda le pietanze, invece, dovrai decidere in base all’orario: per una merenda ci vorranno dolci e salati a buffet; per un pasto (pranzo o cena) dovrai prevedere primi freddi o caldi, qualche verdura ed eventualmente i secondi; per un dopocena basteranno sfizi salati di vario tipo. In ogni caso, non trascurare i dolci.
Se tra i tuoi ospiti ci sono persone con esigenze alimentari particolari (celiaci, vegani o vegetariani, persone con intolleranze alimentari o allergie) prevedi un menù personalizzato.
Pensa ad allestimenti in linea con la tipologia di festa
Se ami le decorazioni, è il momento di sbizzarrirti, facendo sempre attenzione al tema della festa. Palloncini, tappeti, festoni, lanterne, luci stroboscopiche o candele: sta a te decidere e abbinare con gusto le diverse opzioni.

Non dimenticare l’intrattenimento

Cosa sarebbe un party senza la musica? E una festa per bambini senza animazione o intrattenimento?
Per quanto riguarda la musica, puoi prevedere un impianto stereo o affidare tutto a dei professionisti. L’importante è che tu scelga una soluzione coinvolgente e adatta ai tuoi ospiti.
Per i più piccoli, invece, è necessario orientarsi sul miglior noleggio gonfiabili per bambini, organizzare una festa con mascotte o scegliere un’agenzia di animazione esperta che possa proporre diverse attività.

Chi organizza una festa

Oggigiorno le occasioni da festeggiare sono moltissime: compleanni, anniversari, feste di laurea, battesimi, comunioni, matrimoni, baby shower, traguardi aziendali, feste di pensionamento.
Ogni festeggiamento va organizzato al meglio, in modo che si possa godere il più possibile del party e della compagnia. Quando ci si trova a fare tutto da soli, spesso si rischia di commettere qualche piccolo errore o di trascurare degli aspetti organizzativi essenziali.
Dalle feste più piccole alle celebrazioni più impegnative, è possibile farsi aiutare da un’agenzia di organizzazione eventi che abbia tutte le competenze per organizzare una festa di successo. Per avere il tuo evento chiavi in mano, contatta noi di FVM Services. Così facendo, dovrai solo goderti il party e divertirti insieme ai tuoi invitati.